E-Mail Sicherheitsrichtlinien der Kaiservilla Besichtigungsbetriebs Ges.m.b.H

Warum eine E-Mail Policy?

Aufgrund von zunehmenden Virenattaken und unerwünschten Massenmails (SPAM) im Internet, ist es für uns unumgänglich, externe E-Mails die an die Kaiservilla Besichtigungsbetriebs Ges.m.b.H (im folgenden mit KV bezeichnet) gesandt werden, auf ihre Zulässigkeit und Richtigkeit zu prüfen und gegebenenfalls die Zustellung zu verweigern.

Um weiterhin den Mailverkehr mit der KV zu gewährleisten, wurden nachfolgende Informationen zusammengestellt. Es werden jene Dokumentenformate, die aufgrund der internen Sicherheitspolicy der KV nicht akzeptiert werden können, in diesem Dokument angeführt.

Diese Informationen sollen dazu dienen, den Kommunikationspartner der KV Kenntnis über die vom uns akzeptierten Dokumentenformate zu geben.

Sofern möglich, sollte das Papierformat DIN A4 (Maße: 297 mm Breite x 210 mm Höhe) eingehalten werden.

Da Microsoft Office-Formate eine große Marktdurchdringung aufweisen, hat die KV diese auf die Liste der akzeptierten Formate gesetzt. Wir weisen jedoch darauf hin, dass Microsoft Office-Formate Macro-Viren aufweisen können und daher bei Vorliegen eines solchen eventuell gelöscht werden können.

MIME-Type: darunter versteht man einen Kodierstandard, der die Struktur und den Aufbau von E-Mails und anderer Internetnachrichten festlegt. Dieser Standard ermöglicht es, dass sowohl Sender als auch Empfänger den Datentyp der Datei (wie zum Beispiel Word-Dokument) erkennen können.

Beigefügte Schriftstücke (attachments), die folgende ausführbare Programme enthalten könnten, werden am Internet-E-Mail-Gateway der KV grundsätzlich nicht angenommen und zum Absender zurückgeschickt. Betroffen sind Dateien mit folgenden Endungen:

Verwenden Sie einen sinnvollen und aussagekräftigen Text in Ihrem Betreff. Wählen Sie einen höflichen und freundlichen Umgangston gegenüber ihrem Kommunikationspartner und vermeiden Sie ruppige oder polemische Kommentare, Beleidigungen oder Doppeldeutigkeiten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bemüht, Ihre Anliegen so rasch als möglich zu bearbeiten. Aus Rücksicht auf die sonstigen Schreiben können wir elektronische Post jedoch nicht bevorzugt behandeln. Eine sofortige Rückantwort ist deshalb leider nicht möglich.

Schreiben Sie den Inhalt Ihres E-Mails in den Mailtext und nicht in den Anhang. Eigene Programme wie WinWord zur Mailerstellung verwenden Sie nur dann, wenn es sich um ein Schriftstück handelt, das bereits in dieser Form vorliegt oder so weiterbehandelt werden soll. Es ist ratsam, den Mailtext nicht leer zu halten, sondern zumindest einen Hinweis auf Beilagen, die in einem E-Mail übermittelt werden, zu geben.

Verwenden Sie keine selbstentpackende Archive beim Versenden von Dateien. Sie zwingen damit die Empfängerin bzw. dem Empfänger unbekannte Programme aufzurufen. Außerdem werden diese am Internet E-Mail-Gateway grundsätzlich gelöscht.

Das Versenden von Scherzprogrammen ist nicht zielführend und verunsichert Empfänger. Wir versuchen, Kettenbriefe und Jux-E-Mails (sogenannte "Hoaxes") nicht weiter zu versenden, sondern zu löschen. Auch Bitten um Hilfe (wie zum Beispiel Knochenmarkspenden, etc..) waren in der Vergangenheit ausschliesslich gefälscht bzw. getarnte Kettenbriefe. Die Hoax-Infostelle der Technischen Universität Berlin führt eine stets aktualisierte Liste von auftretenden Kettenbriefen und Scherzprogrammen.

Ein Mail darf inklusive aller Beilagen (attachments) die Größe von maximal 10 Megabytes (10 MB) nicht überschreiten.

Wenn Sie eine E-Mail mit Dokumentenformaten verschicken müssen, die nicht in der Liste der akzeptierten Dokumentenformate aufscheinen, so bitten wir Sie telefonisch mit uns in Kontakt zu treten

Kaiservilla Besichtigungsbetriebs Ges.m.b.H
AUT-4820 Bad Ischl, Jainzen 38
Tel: 0043 6132 23241
Fax: 0043 6132 23241 20

Quelle: Teile dieses Dokuments wurden mit freundlicher Genehmigung des BMVIT übernommen.